ZZP’ers werken efficiënt door effectief en slim Time Management
Zelfstandige vakmensen zijn het meest succesvol wanneer zij hun diverse taken goed managen. Wanneer het hen lukt om kwaliteit te leveren en structuur aan te brengen, floreert hun bedrijf.
Als zelfstandige ondernemer ligt er veel op je bordje. Klanten werven, factureren, boekhouding, inkomende telefoontjes en correspondentie, en natuurlijk gewoon het werk waar je voor wordt ingehuurd. Hoe zorg je dat je toch overzicht houdt, overal aan toekomt? Hier is orde en structuur voor nodig, zodat je je op het juiste moment met de juiste zaken bezig houdt. Time management is de sleutel.
Zo kende ik een loodgieter die de laatste generatie van het familiebedrijf vormde. Hij was goed in zijn werk, deed dit immers als sinds zijn 15e. Maar sinds zijn zus was overleden was er niemand die zich over de kantoorwerkzaamheden boog, waardoor rekeningen opstapelden en facturen onbetaald bleven. Het kantoor en de werkplaats waren een zooitje. Wanneer een klant belde, kwam hij opdraven om de lekkage te verhelpen, het onderhoud aan de verwarmingsinstallatie te doen of de afvoeren te ontstoppen. En als hij eraan dacht, herinnerde hij de klant eraan dat hij nog in het rood stond vanwege zijn vorige bezoekje. Langzaam ging het loodgietersbedrijf bedrijf bergafwaarts, en dat ging hem aan het hart. Letterlijk, want hij had er dagelijks stress van. Op deze manier kan een zelfstandig ondernemer ten onder gaan, terwijl dat niet nodig is.
Time management: grijp je taken bij de lurven
Wanneer je als zelfstandig ondernemer werkt, is de kans groot dat je een heel vol en druk hoofd hebt. Alle time management goeroes zijn het erover eens dat de eerste stap is om grip te krijgen op al je gedachten en ideeën. Dus pak een schrijfblok, opname apparaat, elektronisch lijstje, bierviltje desnoods en schrijf alles op dat je bezighoudt. Door je gedachteflitsen op te schrijven, geef je je hoofd de ruimte of weer met nieuwe ideeën te komen. Wanneer je eerste versie van het lijstje klaar is, ga je ordenen. Welke zaken vereisen actie? Zo niet, leg het even weg om later verder over te denken, weg te doen, of op te slaan als referentie voor een later moment. Dan bekijk je de lijst met zaken die actie vereisen en koppelt er een actie aan. Kost het minder dan 2 minuten, dan doe je het direct. Andere acties zet je uit bij anderen (zoals je leverancier, je boekhouder, etc.) of gaan op je eigen takenlijst.
Plannen: een noodzakelijk kwaad
De acties die langer de tijd kosten, plan je in rondom je vakman werkzaamheden. Vrijdag een rustige dag? Dan is dat een mooi moment om telefoontjes af te handelen, de planning bij te werken en de facturen op te maken. Gebruik ook ICT-mogelijkheden voor efficient werken, bijvoorbeeld door je klantgegevens in een CRM-systeem te zetten en deze te koppelen aan de nieuwsbrief en het factuursysteem.
Een opgeruimde werkplek zorgt voor efficiënt werken
Iedereen is wel eens iets kwijt. “Waar heb ik dat onderdeel toch gelaten?” Na lang zoeken vind je het nog steeds niet, en je moet opnieuw naar de groothandel om er een aan te schaffen. Dit is maar een voorbeeld van tijd die je verspilt als gevolg van een rommelige werkplek. Door te sorteren, te ordenen (dingen een vaste plek te geven), schoon te houden en te standaardiseren zorg je voor een werkomgeving waar je efficiënt in kunt werken. Een opgeruimde werkplek vormt een opgeruimd hoofd, zeggen ze wel eens. Het zorgt er in elk geval dat je je met je werk kunt bezighouden in plaats van met zoeken.
Time management is onontbeerlijk voor een goede bedrijfsvoering, ook voor ZZP’ers. Vakmensen die een onderneming runnen, dienen inzicht te hebben in de taken, met een planning en lijstjes te werken en een opgeruimde werkplek hebben. En te volharden in de orde en structuur, zodat ze overzicht houden.
